ตั้งค่าลายเซ็นอีเมลสำหรับผู้ใช้ในองค์กรของคุณผ่าน Google Admin Console

ตั้งค่าลายเซ็นอีเมลสำหรับผู้ใช้ในองค์กรของคุณผ่าน Google Admin Console

การตั้งค่าลายเซ็น (Signature) ใน Google Workspace (หรือที่คุ้นเคยในชื่อ Google Admin) มักจะหมายถึงการตั้งค่าลายเซ็นอีเมลสำหรับผู้ใช้ในองค์กรของคุณผ่าน Google Admin Console

ในฐานะ Admin คุณสามารถทำได้ 2 วิธีหลักๆ ดังนี้:

1. 📝 การตั้งค่าลายเซ็นสำหรับ บัญชีผู้ใช้ของคุณเอง

นี่คือวิธีที่คุณตั้งค่าลายเซ็นส่วนตัวสำหรับอีเมลของคุณ (บัญชี Admin) ใน Gmail

  • เปิด Gmail

  • คลิกไอคอน การตั้งค่า (Settings) (รูปเฟือง) ที่มุมขวาบน แล้วเลือก ดูการตั้งค่าทั้งหมด (See all settings)

  • เลื่อนลงไปที่ส่วน ลายเซ็น (Signature)

  • คลิก สร้างใหม่ (Create new) ตั้งชื่อลายเซ็น แล้วสร้างเนื้อหาลายเซ็นที่คุณต้องการ (เช่น ชื่อ, ตำแหน่ง, เบอร์โทร, โลโก้บริษัท)

  • ที่ส่วน ค่าเริ่มต้นของลายเซ็น (Signature defaults) ให้เลือกใช้ลายเซ็นที่คุณสร้างสำหรับ การใช้อีเมลใหม่ (FOR NEW EMAILS USE) และ การตอบกลับ/ส่งต่อ (ON REPLY/FORWARD USE)

  • คลิก บันทึกการเปลี่ยนแปลง (Save Changes) ที่ด้านล่าง

2. 🛡️ การจัดการลายเซ็นสำหรับ ผู้ใช้ทุกคนในองค์กร (ในฐานะ Admin)

หากคุณต้องการบังคับใช้หรือกำหนดลายเซ็นมาตรฐานสำหรับผู้ใช้ทุกคนในโดเมนของคุณ คุณต้องใช้ Google Admin Console

ผ่านการตั้งค่าการปฏิบัติตามข้อกำหนดของ Gmail (Compliance)

วิธีนี้ช่วยให้คุณสามารถเพิ่มข้อความลายเซ็นมาตรฐาน (Standard Footer) ให้กับอีเมลขาออกทั้งหมดของผู้ใช้ในโดเมนของคุณได้:

  1. ลงชื่อเข้าใช้ Google Admin Console

  2. ไปที่ แอป (Apps) > Google Workspace > Gmail

  3. คลิก การปฏิบัติตามข้อกำหนด (Compliance)

  4. เลื่อนลงไปที่ส่วน เนื้อหาเพิ่มเติม (Append footer)

  5. เลือก กำหนดค่า (Configure) หรือคลิกที่รายการที่มีอยู่

  6. ใส่ชื่อกฎ (เช่น Standard Company Signature)

  7. ที่ช่อง เนื้อหา (Footer text) ให้พิมพ์ข้อความลายเซ็นที่คุณต้องการ

    • เคล็ดลับ: คุณสามารถใส่ HTML เพื่อจัดรูปแบบข้อความ (เช่น ใส่ลิงก์, รูปภาพ)

  8. เลือกว่าจะใช้กับ ขาเข้า (Inbound) หรือ ขาออก (Outbound) (โดยทั่วไปเลือก Outbound)

  9. คลิก บันทึก (Save) ที่ด้านล่าง

ผ่านเครื่องมือของบริษัทอื่น (Third-party tools)

สำหรับองค์กรขนาดใหญ่ที่ต้องการการจัดการลายเซ็นที่ซับซ้อนและเป็นส่วนตัวสำหรับผู้ใช้แต่ละคน (เช่น ดึงชื่อและตำแหน่งจาก Google Directory โดยอัตโนมัติ) คุณอาจต้องพิจารณาใช้เครื่องมือจัดการลายเซ็นอีเมลของบริษัทอื่นที่ทำงานร่วมกับ Google Workspace (เช่น Exclaimer, Mailtastic เป็นต้น)