คู่มือ ขั้นตอนการย้ายอีเมลผ่าน Google Admin Console

คู่มือ ขั้นตอนการย้ายอีเมลผ่าน Google Admin Console

คู่มือ ขั้นตอนการย้ายอีเมลผ่าน Google Admin Console

ภาพรวม

บริการ Data Migration Service ของ Google Admin Console ใช้สำหรับย้ายอีเมลจากบัญชีต้นทาง (เช่น Gmail ส่วนตัว, Google Workspace โดเมนอื่น หรือผู้ให้บริการ IMAP เช่น Microsoft 365 / Exchange)
เข้าสู่บัญชีผู้ใช้ภายในองค์กรของคุณ

เครื่องมือนี้ช่วยให้ผู้ดูแลระบบสามารถ:

  • ย้ายอีเมลทั้งหมดของผู้ใช้ได้โดยไม่ต้องให้ผู้ใช้ดำเนินการเอง

  • กำหนดช่วงเวลาการย้ายได้ (เช่น ย้ายเฉพาะอีเมล 6 เดือนล่าสุด)

  • ตรวจสอบสถานะการย้ายของผู้ใช้แต่ละคนได้แบบเรียลไทม์

ขั้นตอนการดำเนินงานโดยละเอียด

ขั้นที่ 1: เข้าสู่บริการย้ายข้อมูล (Data Migration Service)

วัตถุประสงค์: เข้าสู่หน้าเครื่องมือจัดการการย้ายข้อมูลใน Admin Console

 ขั้นตอน:

  1. ไปที่เว็บไซต์ https://admin.google.com

  2. ลงชื่อเข้าใช้งานด้วยบัญชี ผู้ดูแลระบบ (Administrator Account)

  3. คลิก ไอคอนเมนูหลัก (☰) ที่มุมซ้ายบนของหน้า

  4. ไปที่เมนู
    Data → Data import & export → Data Migration (New)

  5. จะปรากฏหน้าต่าง “Data Migration Service” เพื่อเริ่มต้นการตั้งค่า

🔗 ลิงก์ตรงเข้าสู่หน้า Migration
https://admin.google.com/ac/migrate

ขั้นที่ 2: ตั้งค่าการย้ายข้อมูล (Configure Data Migration)

วัตถุประสงค์: ระบุว่าข้อมูลจะถูกย้ายมาจากระบบใด

ขั้นตอน:

  1. คลิกปุ่ม Migrate

  2. ในส่วน Migration Source (แหล่งที่มาของข้อมูล) ให้เลือกประเภทบัญชีต้นทาง:

    • Google Workspace: ใช้เมื่อย้ายอีเมลจากโดเมน Google Workspace อื่น

    • Gmail: ใช้เมื่อย้ายจากบัญชี Gmail ส่วนตัว (@gmail.com)

    • Other email provider (IMAP): ใช้เมื่อย้ายจากผู้ให้บริการอื่น เช่น Microsoft 365, Exchange, Zimbra

  3. คลิก Continue / Migrate เพื่อเข้าสู่การตั้งค่าต่อไป

💡 หมายเหตุ:
หากไม่แน่ใจว่าผู้ให้บริการอีเมลต้นทางใช้ระบบใด ให้ตรวจสอบค่าการเชื่อมต่อ (IMAP server) จากฝ่าย IT หรือจากหน้า “ตั้งค่าอีเมล” ของผู้ให้บริการนั้น ๆ

ขั้นที่ 3: กำหนดค่าการเชื่อมต่อ (Connection Settings)

วัตถุประสงค์: เชื่อมต่อระบบต้นทางกับ Google Workspace เพื่อเข้าถึงข้อมูลอีเมล

ขั้นตอน:

  1. ระบบจะแสดงหน้าต่าง “Connection Settings”

  2. ป้อนข้อมูลให้ครบถ้วนตามประเภทที่เลือกในขั้นตอนก่อนหน้า

หากเลือก “Google Workspace” หรือ “Gmail”

  • ระบบจะเปิดหน้าต่างให้ Authorize

  • ลงชื่อเข้าใช้งานบัญชีต้นทางเพื่ออนุญาตให้ Google Workspace เข้าถึงข้อมูล

หากเลือก “Other email provider (IMAP)”

ให้กรอกข้อมูลดังนี้:

รายการ คำอธิบาย
IMAP server address ชื่อเซิร์ฟเวอร์ต้นทาง เช่น outlook.office365.com
Role account บัญชีผู้ดูแลระบบต้นทางที่มีสิทธิ์เข้าถึงอีเมลทั้งหมด (หรือข้ามได้ถ้าย้ายรายบุคคล)
Protocol เลือก “IMAP”
Port ใส่ 993 (ค่ามาตรฐาน IMAP)
SSL ควรเปิดใช้งานเสมอเพื่อความปลอดภัย

  1. คลิก Connect เพื่อทดสอบการเชื่อมต่อ

⚠️ คำแนะนำ:

  • หากเชื่อมต่อไม่สำเร็จ ตรวจสอบว่าบัญชีต้นทางเปิดใช้ IMAP แล้ว

  • หากเป็น Microsoft 365 อาจต้องสร้าง “App Password” แทนรหัสผ่านปกติ

ขั้นที่ 4: เพิ่มผู้ใช้ (Add Users)

วัตถุประสงค์: ระบุว่าบัญชีใดบ้างที่จะถูกย้ายข้อมูล

ขั้นตอน:

  1. ในหน้าการย้าย ให้คลิก Add user

  2. กรอกข้อมูลผู้ใช้ต้นทางและผู้ใช้ปลายทาง เช่น

From (ต้นทาง) To (ปลายทาง)
user1@old-domain.com user1@new-domain.com

  1. หากมีผู้ใช้จำนวนมาก ให้คลิก Bulk upload with CSV

    • ดาวน์โหลดไฟล์ตัวอย่าง (CSV template)

    • กรอกข้อมูลผู้ใช้ทั้งหมด

    • อัปโหลดกลับเข้าระบบ

💡 คำแนะนำ:

  • ควรตรวจสอบว่าผู้ใช้ปลายทางมีพื้นที่เก็บข้อมูลเพียงพอก่อนเริ่ม

  • สามารถเพิ่มผู้ใช้ทีละรายหรือทั้งหมดได้ตามลำดับ

ขั้นที่ 5: ตั้งค่าการย้าย (Migration Settings)

วัตถุประสงค์: กำหนดขอบเขตและเงื่อนไขของข้อมูลที่จะย้าย

ขั้นตอน:

  1. ตั้งค่า Migration start date

    • หากต้องการย้ายอีเมลทั้งหมด ให้เลือกวันที่ย้อนหลังไปมาก ๆ (เช่น ปี 2000)

  2. ตั้งค่า Migration options

    • ✅ เลือกว่าจะย้ายโฟลเดอร์ใดบ้าง

    • ❌ สามารถยกเว้น (Exclude) โฟลเดอร์ Spam, Trash, หรือ Deleted Items

  3. คลิก Save เพื่อบันทึกการตั้งค่า

💡 เคล็ดลับจากผู้ดูแลระบบ:

  • การย้ายเฉพาะอีเมล 6 เดือนหรือ 1 ปีล่าสุดช่วยลดเวลาและลดความผิดพลาดระหว่างการย้าย

  • ตรวจสอบพื้นที่ปลายทางก่อนเริ่มเพื่อป้องกันปัญหาการย้ายค้าง

ขั้นที่ 6: ตรวจสอบสถานะการย้าย (Migration Status)

วัตถุประสงค์: ติดตามความคืบหน้าของการย้ายข้อมูล

ขั้นตอน:

  1. ไปที่หน้า Data Migration Service

  2. ตรวจสอบสถานะของผู้ใช้แต่ละคน

สถานะ ความหมาย
Pending รอดำเนินการ
Connecting กำลังเชื่อมต่อกับระบบต้นทาง
In Progress กำลังดำเนินการย้ายอีเมล
Completed ย้ายอีเมลเสร็จสมบูรณ์
Failed การย้ายล้มเหลว (ตรวจสอบรหัสผ่านหรือสิทธิ์การเข้าถึง)

⏱ ระยะเวลา:
ขึ้นอยู่กับจำนวนผู้ใช้และปริมาณข้อมูลโดยทั่วไปใช้เวลาตั้งแต่ไม่กี่ชั่วโมงจนถึงหลายวัน

คำแนะนำเพิ่มเติมสำหรับผู้ดูแลระบบ

  • ก่อนเริ่มการย้าย ควรแจ้งผู้ใช้ปลายทางให้ปิดการใช้งานอีเมลระหว่างช่วงเวลาย้าย

  • หากต้องการย้ายอีเมลหลายโดเมน ให้ดำเนินการแยกแต่ละโดเมน

  • บัญชีที่ใช้เชื่อมต่อควรมีสิทธิ์ระดับ “Super Admin” หรือ “Service Account”

  • ตรวจสอบการบันทึก (Logs) หากพบการย้ายล้มเหลว

สรุป

คู่มือนี้ครอบคลุมตั้งแต่การเข้าถึงเครื่องมือ Data Migration ไปจนถึงการตรวจสอบผลการย้าย
สามารถใช้เป็นเอกสารอ้างอิงสำหรับผู้ดูแลระบบองค์กรที่ต้องการโอนย้ายอีเมลจากระบบอื่นเข้าสู่ Google Workspace ได้อย่างครบถ้วน

    • Related Articles

    • การใช้งาน Google Meet อย่างครบถ้วน

      1. ภาพรวมของ Google Meet Google Meet คือแพลตฟอร์มประชุมวิดีโอออนไลน์ของ Google Workspace ที่ออกแบบมาเพื่อการสื่อสารแบบมืออาชีพ ใช้งานได้ทั้งผ่านเว็บเบราว์เซอร์และอุปกรณ์มือถือ โดยรองรับทั้งการทำงานเป็นทีม, การเรียนการสอน และกิจกรรมองค์กรต่าง ๆ ⸻ 2. ...

    • ตั้งค่าลายเซ็นอีเมลสำหรับผู้ใช้ในองค์กรของคุณผ่าน Google Admin Console

      การตั้งค่าลายเซ็น (Signature) ใน Google Workspace (หรือที่คุ้นเคยในชื่อ Google Admin) มักจะหมายถึงการตั้งค่าลายเซ็นอีเมลสำหรับผู้ใช้ในองค์กรของคุณผ่าน Google Admin Console ในฐานะ Admin คุณสามารถทำได้ 2 วิธีหลักๆ ดังนี้: 1. ? การตั้งค่าลายเซ็นสำหรับ ...

    • อยากทราบวิธีเรียกรายงาน Google Workspace ของ User

      1. จำนวนผู้ใช้งาน (User) มีกี่ User คุณสามารถดูจำนวนผู้ใช้งานและสถานะต่างๆ ได้ใน Google Admin Console: เข้าสู่ระบบ Google Admin Console: ไปที่ admin.google.com โดยใช้บัญชีผู้ดูแลระบบของคุณ ไปที่ Reports (รายงาน): ในหน้า Dashboard ด้านซ้ายมือ คลิกที่ ...

    • คู่มือการโอนเจ้าของไฟล์ Google Drive

      คู่มือการโอนเจ้าของไฟล์ Google Drive สำหรับองค์กรทั่วไป (Google Workspace Business) การโอนเจ้าของไฟล์ (Transfer Ownership) คือการเปลี่ยนผู้ถือสิทธิ์หลักของไฟล์หรือโฟลเดอร์ใน Google Drive จากบัญชีหนึ่งไปยังอีกบัญชีหนึ่ง ภายในโดเมนเดียวกัน เช่น ...

    • วิธีการเชื่อมต่อ Microsoft Teams กับ Google Workspace

      วิธีการเชื่อมต่อ Microsoft Teams กับ Google Workspace การเชื่อมต่อ Microsoft Teams กับ Google Workspace ทำได้ผ่าน 2 ส่วนสำคัญ: การเชื่อมต่อระดับผู้ใช้ (User Integration) → ติดตั้ง Add-on ชื่อ Microsoft Teams Meeting บน Google Calendar → ...