1. จำนวนผู้ใช้งาน (User) มีกี่ User

คุณสามารถดูจำนวนผู้ใช้งานและสถานะต่างๆ ได้ใน Google Admin Console:

1. เข้าสู่ระบบ Google Admin Console: ไปที่
   admin.google.com
   โดยใช้บัญชีผู้ดูแลระบบของคุณ

2. ไปที่ Reports (รายงาน):

   • ในหน้า Dashboard ด้านซ้ายมือ คลิกที่ Reporting (การรายงาน)

   • จากนั้นเลือก Reports (รายงาน)

   • เลือก User Reports (รายงานของผู้ใช้)

   • เลือก Accounts (บัญชี)

3. ตรวจสอบข้อมูล: ในหน้านี้ คุณจะเห็นภาพรวมของจำนวนผู้ใช้งานทั้งหมด สถานะบัญชี (เช่น Active, Suspended) และข้อมูลอื่นๆ ที่เกี่ยวข้องกับผู้ใช้งาน

2. แต่ละ User เข้าถึงข้อมูลไหนได้บ้าง

การดูว่าแต่ละ User เข้าถึงข้อมูลไหนได้บ้างเป็นเรื่องที่ซับซ้อนกว่าเล็กน้อย เนื่องจาก Google Workspace มีบริการที่หลากหลาย (Gmail, Drive, Calendar, Docs ฯลฯ) และการเข้าถึงข้อมูลจะขึ้นอยู่กับการตั้งค่าการแชร์ไฟล์/โฟลเดอร์ และสิทธิ์ที่ได้รับ

สิ่งที่คุณสามารถทำได้คือ:

• รายงานกิจกรรมใน Google Drive:

  1. เข้าสู่ระบบ Google Admin Console

  2. ไปที่ Reporting (การรายงาน) > Reports (รายงาน) > User Reports (รายงานของผู้ใช้) > App usage (การใช้งานแอป)

  3. เลือก Drive (ไดรฟ์)

  4. คุณจะเห็นรายงานกิจกรรมที่เกี่ยวข้องกับการใช้งาน Google Drive ของผู้ใช้ เช่น การสร้างไฟล์, การแก้ไข, การแชร์ไฟล์/โฟลเดอร์ ซึ่งสามารถช่วยให้เห็นภาพรวมได้ว่าผู้ใช้มีการเข้าถึงหรือจัดการข้อมูลใดบ้าง

  • หมายเหตุ: รายงานนี้จะแสดงกิจกรรม ไม่ได้แสดงสิทธิ์การเข้าถึงโดยตรง แต่สามารถช่วยให้คุณตรวจสอบพฤติกรรมการเข้าถึงข้อมูลได้

• ตรวจสอบการแชร์ไฟล์/โฟลเดอร์:

  • สำหรับ Google Drive คุณสามารถเข้าไปตรวจสอบในแต่ละไฟล์หรือโฟลเดอร์ เพื่อดูว่ามีการแชร์กับใครบ้างและสิทธิ์การเข้าถึง (ดูได้อย่างเดียว, แสดงความคิดเห็น, แก้ไข) เป็นอย่างไร

  • สำหรับไฟล์หรือโฟลเดอร์ใน Shared Drive (ไดรฟ์ที่แชร์) คุณสามารถตรวจสอบสิทธิ์การเป็นสมาชิกของ Shared Drive นั้นๆ เพื่อดูว่าใครมีสิทธิ์เข้าถึงบ้าง

  • เครื่องมือภายนอก (Third-party tools): สำหรับองค์กรขนาดใหญ่ที่มีข้อมูลจำนวนมาก การตรวจสอบสิทธิ์การเข้าถึงด้วยตนเองอาจทำได้ยาก บางองค์กรจึงใช้เครื่องมือจากผู้ให้บริการภายนอก (เช่น GAT+, SpinOne) ที่มีความสามารถในการสร้างรายงานสิทธิ์การเข้าถึง Drive ได้ละเอียดมากขึ้น

3. แต่ละ User มีสิทธิ์อะไรอยู่

สิทธิ์ของผู้ใช้ใน Google Workspace แบ่งออกเป็นหลายระดับ:

• บทบาทผู้ดูแลระบบ (Admin Roles): ผู้ดูแลระบบสามารถกำหนดบทบาทให้กับผู้ใช้ได้ เช่น Super Admin (ผู้ดูแลระบบขั้นสูง), User Management Admin (ผู้ดูแลระบบการจัดการผู้ใช้), Groups Admin (ผู้ดูแลระบบกลุ่ม) เป็นต้น ซึ่งแต่ละบทบาทจะมีสิทธิ์ในการจัดการฟังก์ชันต่างๆ ใน Admin Console ที่แตกต่างกัน

  1. เข้าสู่ระบบ Google Admin Console

  2. ไปที่ Menu (เมนู) > Directory (ไดเรกทอรี) > Users (ผู้ใช้)

  3. คลิกที่ชื่อผู้ใช้ที่คุณต้องการตรวจสอบ

  4. เลือก Admin roles and privileges (บทบาทและสิทธิ์ของผู้ดูแลระบบ)

  5. ในส่วนนี้ คุณจะเห็นว่าผู้ใช้คนดังกล่าวได้รับบทบาทผู้ดูแลระบบอะไรบ้าง และสิทธิ์ที่เกี่ยวข้องกับบทบาทนั้นๆ

• สิทธิ์การใช้งานแอปพลิเคชัน (App Usage/License): ผู้ดูแลระบบสามารถเปิดหรือปิดการใช้งานแอปพลิเคชันบางอย่างสำหรับผู้ใช้แต่ละคนหรือสำหรับกลุ่มผู้ใช้ได้ รวมถึงการกำหนดสิทธิ์การใช้งานตาม License ที่ได้รับ

  1. เข้าสู่ระบบ Google Admin Console

  2. ไปที่ Reporting (การรายงาน) > Reports (รายงาน) > User Reports (รายงานของผู้ใช้) > App usage (การใช้งานแอป)

  3. ในหน้านี้ คุณสามารถดูภาพรวมว่าผู้ใช้มีการใช้งานแอปพลิเคชันใดบ้าง

  4. สำหรับการตรวจสอบสิทธิ์การใช้งาน (License) ของแต่ละผู้ใช้ สามารถทำได้ในส่วนการจัดการผู้ใช้เช่นกัน โดยดูว่าผู้ใช้คนนั้นได้รับ License สำหรับ Google Workspace รุ่นใด (เช่น Business Standard, Enterprise) ซึ่งจะมีผลต่อฟีเจอร์และขีดความสามารถที่ผู้ใช้สามารถเข้าถึงได้

ข้อควรจำ:

• การเข้าถึงข้อมูลรายงานเหล่านี้จำเป็นต้องมี สิทธิ์ของผู้ดูแลระบบ (Admin Privileges) ใน Google Workspace

• ข้อมูลบางอย่าง โดยเฉพาะรายงานกิจกรรมและการเข้าถึงข้อมูล จะมีระยะเวลาที่เก็บข้อมูลจำกัด (เช่น ย้อนหลังได้ 180 วันสำหรับรายงานกิจกรรมในไดรฟ์)