การใช้งาน Google Vault

การใช้งาน Google Vault

Google Vault คืออะไร

Google Vault คือเครื่องมือที่ใช้สำหรับการ เก็บรักษา (Retention), ค้นหา (eDiscovery), และ ส่งออก (Export) ข้อมูลขององค์กรจากบริการต่างๆ ใน Google Workspace อย่างปลอดภัยและเป็นไปตามข้อกำหนดทางกฎหมายและข้อบังคับต่างๆ (Compliance)

Google Vault ไม่ใช่เครื่องมือสำรองข้อมูล (Backup) ทั่วไป แต่เน้นไปที่การจัดการข้อมูลเพื่อวัตถุประสงค์ทางกฎหมาย, การตรวจสอบ, และการกำกับดูแลข้อมูลขององค์กร

ข้อมูลที่ Google Vault รองรับ

Google Vault สามารถจัดการข้อมูลจากบริการหลักๆ ของ Google Workspace ได้แก่:
  • Gmail: ข้อความอีเมลและฉบับร่าง
  • Google Drive: ไฟล์ต่างๆ (รวมถึงไฟล์ใน Shared Drives)
  • Google Chat: ข้อความแชท (เมื่อมีการเปิดประวัติการสนทนา)
  • Google Meet: ไฟล์บันทึกการประชุม, บันทึกแชท, Q&A และ Polls
  • Google Groups: ข้อความในกลุ่ม
  • Google Voice: ข้อความตัวอักษร, ข้อความเสียงพร้อมสำเนา, และบันทึกการโทร


Google Vault ใช้งานอย่างไร (คุณสมบัติหลัก)

การใช้งาน Google Vault หลักๆ จะเกี่ยวข้องกับการดำเนินการ 4 ด้านดังนี้:

1. การกำหนดกฎการเก็บรักษาข้อมูล (Data Retention Policies)

  • วัตถุประสงค์: กำหนดระยะเวลาที่องค์กรต้องการเก็บรักษาข้อมูลบางประเภทไว้
  • การทำงาน: ผู้ดูแลระบบสามารถตั้งกฎเพื่อเก็บรักษาข้อมูลสำหรับทั้งโดเมน หรือสำหรับหน่วยองค์กร (Organizational Unit) ที่กำหนด
    • ข้อมูลที่ถูกเก็บรักษาจะยังคงอยู่ใน Vault แม้ว่าผู้ใช้จะลบออกจากบัญชีและถังขยะไปแล้วก็ตาม
    • เมื่อพ้นระยะเวลาที่กำหนดไว้ตามกฎ ข้อมูลก็จะถูกลบออกจากบัญชีผู้ใช้และระบบของ Google โดยอัตโนมัติ

2. การระงับการลบข้อมูลเพื่อวัตถุประสงค์ทางกฎหมาย (Legal Holds / Litigation Holds)

  • วัตถุประสงค์: เก็บรักษาข้อมูลที่จำเป็นต้องใช้ในการดำเนินคดี, การสืบสวนภายใน, หรือการตรวจสอบทางกฎหมาย โดยไม่มีกำหนดระยะเวลา
  • การทำงาน: ผู้ดูแลระบบสามารถ "ระงับ" การลบข้อมูลสำหรับบัญชีผู้ใช้, หน่วยองค์กร หรือกลุ่มใดกลุ่มหนึ่งเป็นการเฉพาะ
    • ข้อมูลที่อยู่ภายใต้ Legal Hold จะไม่ถูกลบ แม้ว่ากฎการเก็บรักษาข้อมูลปกติจะหมดอายุแล้ว หรือผู้ใช้จะลบข้อมูลออกจากบัญชีก็ตาม

3. การค้นหาข้อมูล (eDiscovery Search)

  • วัตถุประสงค์: ค้นหาข้อมูลที่เฉพาะเจาะจงทั่วทั้งองค์กรตามความต้องการทางกฎหมายหรือการตรวจสอบ
  • การทำงาน: ผู้ใช้งานที่ได้รับอนุญาตสามารถใช้ฟังก์ชันการค้นหาที่ทรงพลังของ Google Vault เพื่อค้นหาข้อมูล
    • สามารถค้นหาจากบัญชีผู้ใช้, วันที่, ประเภทไฟล์, และคำสำคัญ (Keywords)
    • ผู้ใช้งานสามารถดูตัวอย่างผลการค้นหาก่อนการส่งออก

4. การส่งออกข้อมูล (Data Export)

  • วัตถุประสงค์: รวบรวมข้อมูลที่ค้นพบเพื่อนำไปวิเคราะห์เพิ่มเติมหรือใช้ในกระบวนการทางกฎหมาย
  • การทำงาน: ผลการค้นหาทั้งหมดสามารถส่งออกในรูปแบบมาตรฐาน (เช่น ไฟล์ .PST, .mbox สำหรับอีเมล) ที่สามารถนำไปใช้กับเครื่องมือวิเคราะห์ทางกฎหมายอื่นๆ ได้
    • การส่งออกจะรวมถึงข้อมูลเมตา (Metadata) ที่เกี่ยวข้อง เพื่อให้บันทึกมีความสมบูรณ์และน่าเชื่อถือ

การติดตามกิจกรรม (Audit Trails)

  • Google Vault จะเก็บบันทึกกิจกรรมของผู้ใช้งานใน Vault อย่างครบถ้วน เช่น ใครค้นหาอะไร, ใครส่งออกข้อมูล, และมีการเปลี่ยนแปลงกฎการเก็บรักษาเมื่อใด บันทึกนี้ไม่สามารถแก้ไขได้ ทำให้มั่นใจได้ว่ามีประวัติการตรวจสอบที่ชัดเจน

สรุปประโยชน์สำหรับองค์กร

Google Vault ช่วยให้องค์กร:
  1. ปฏิบัติตามข้อกำหนด (Compliance): สามารถตอบสนองต่อกฎหมายและข้อบังคับต่างๆ ที่กำหนดให้ต้องเก็บรักษาข้อมูลตามระยะเวลาที่กำหนด
  2. สนับสนุนกระบวนการทางกฎหมาย (Legal Readiness): ทำให้การค้นหา, เก็บรักษา, และรวบรวมข้อมูลสำหรับการดำเนินคดีหรือการสืบสวนเป็นไปอย่างรวดเร็วและมีประสิทธิภาพ (eDiscovery)
  3. ป้องกันข้อมูลสูญหายจากพนักงาน (Data Loss Prevention): ช่วยเก็บรักษาข้อมูลสำคัญ แม้ว่าพนักงานจะลาออกและบัญชีถูกระงับ/ลบไปแล้ว
Google Vault ถูกรวมอยู่แล้ว ในแผน Google Workspace ระดับ Business Plus, Enterprise ทุกระดับ, Enterprise Essentials, และ Education หรือสามารถซื้อสิทธิ์การใช้งานเพิ่มเติมได้หากใช้แผนอื่น
​
เริ่มต้นใช้งานการค้นหาและการส่งออกของห้องนิรภัย Google Vault

    ขั้นตอนที่ 1: ลงชื่อเข้าใช้ห้องนิรภัย

    ไปที่ https://vault.google.com แล้วลงชื่อเข้าใช้ด้วยบัญชี Google Workspace

    หากลงชื่อเข้าใช้ห้องนิรภัยไม่ได้ โปรดขอให้ผู้ดูแลระบบ Google Workspace เปิดห้องนิรภัยให้คุณ

    ขั้นตอนที่ 2: สร้างกรณี

    คุณจะต้องสร้างพื้นที่ทํางานที่ชื่อว่ากรณีเพื่อค้นหาและส่งออกข้อมูลผู้ใช้ ซึ่งกรณีเป็นเหมือนโฟลเดอร์ที่คุณจัดเก็บคําค้นหาและส่งออกแพ็กเกจได้ คุณสามารถแชร์กรณีกับบุคคลอื่นได้ เช่น ผู้ใช้ภายนอก

    1. คลิกกรณีสร้าง

      หากไม่มีตัวเลือกสร้าง โปรดขอให้ผู้ดูแลระบบ Google Workspace มอบสิทธิ์ที่จําเป็น

    2. ป้อนชื่อสำหรับกรณี
    3. (ไม่บังคับ) ป้อนคำอธิบายและระบุเขตข้อมูลสำหรับกรณี
    4. คลิกสร้าง

    ขั้นตอนที่ 3: ค้นหาข้อมูล

    เมื่อสร้างกรณีในขั้นตอนที่ 2 แล้ว กรณีจะเปิดขึ้นในแท็บค้นหาขึ้นมา ตอนนี้คุณก็เริ่มการค้นหาได้แล้ว ดังนี้

    หากไม่มีแท็บค้นหา โปรดขอให้ผู้ดูแลระบบ Google Workspace มอบสิทธิ์ที่จำเป็นให้

    1. เลือกบริการของ Google ที่จะค้นหา เช่น Gmail
    2. ป้อนพารามิเตอร์การค้นหา คุณสามารถเลือกบัญชีที่ต้องการค้นหาและเงื่อนไขที่จะใช้ได้ เช่น

      • ค้นหาข้อความที่ผู้ใช้ที่ระบุเป็นผู้ส่ง - ป้อนอีเมลในช่องอีเมลบัญชี หรือลองใช้โอเปอเรเตอร์การค้นหา เช่น from:user1@example.com และ to:user2@example.com

      • ค้นหาข้อความที่มีวลีที่ต้องการ - Gmail อาจมีข้อความนับล้านรายการ และมีคําที่ใช้ทั่วไปในแต่ละภาษาเป็นจํานวนมหาศาลในหลายองค์กร ลองจัดกลุ่มคำเป็นวลีโดยใช้เครื่องหมายคำพูด เช่น "โปรเจ็กต์ลับ X" หมายเหตุ: การค้นหาจะไม่คำนึงถึงตัวพิมพ์เล็กและตัวพิมพ์ใหญ่ รวมถึงเครื่องหมายวรรคตอนของวลีในเครื่องหมายคำพูด

      • ยกเว้นฉบับร่าง - Gmail จะบันทึกข้อความร่างไว้หลายเวอร์ชันตามที่ผู้ส่งเขียนไว้ หากไม่ต้องการทราบรายละเอียดในส่วนนี้ ให้เลือกช่องยกเว้นฉบับร่างเพื่อนำข้อความเหล่านี้ออกจากผลการค้นหา

      • ยกเว้นรายการที่ตรงกัน - หากต้องการยกเว้นข้อมูลจากผลการค้นหา ให้ใส่เครื่องหมายขีดกลาง (‐) นำหน้าข้อความค้นหา ตัวอย่างเช่น -subject:vacation จะยกเว้นข้อความทั้งหมดที่มีคำว่า "vacation" อยู่ในชื่อเรื่อง

        ดูข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับวิธีค้นหา Gmail, ไดรฟ์และ Meet, Chat, ปฏิทิน, Groups และ Voice โปรดดูเคล็ดลับเพิ่มเติมในการค้นหา Gmail ที่หัวข้อเคล็ดลับเพิ่มเติมในการค้นหาข้อความ (ด้านล่างในหน้านี้)

    3. (ขั้นตอนนี้ไม่บังคับและใช้ได้กับ Gmail และ Groups) หากกังวลว่าการค้นหาจะแสดงผลลัพธ์มากเกินไป ซึ่งอาจใช้เวลานานในการประมวลผล ให้คลิกนับ ซึ่งจะรายงานจํานวนผลการค้นหาได้เร็วกว่าการค้นหาเต็มรูปแบบ

      หากต้องการปรับแต่งการค้นหา ให้คลิกขยายแล้วแก้ไขพารามิเตอร์การค้นหา

    4. คลิกค้นหา หลังจากค้นหาแล้ว ห้องนิรภัยจะเปิดตารางผลการค้นหาขึ้นมา

      ข้อจํากัดด้านการค้นหามีดังนี้

      • ข้อมูลที่ลบถาวร ห้องนิรภัยสามารถค้นหาและแสดงผลเฉพาะข้อมูลที่ไม่ได้ลบถาวรออกจากระบบของ Google เท่านั้น ห้องนิรภัยไม่ได้เก็บรักษาข้อมูลทุกอย่างขององค์กรไว้โดยอัตโนมัติ หากต้องการค้นหาและส่งออกข้อมูลที่ต้องการ ให้ตั้งกฎการเก็บรักษาหรือการคงไว้ชั่วคราว

      • รายการในไดรฟ์ เมื่อค้นหาไดรฟ์ คุณสามารถค้นหาข้อความภายในไฟล์ต่างๆ เช่น Microsoft Word, Excel และ PowerPoint, PDF, HTML, TXT และ RTF ได้ แต่จะค้นหาภายในไฟล์วิดีโอ ไฟล์เสียง ไฟล์รูปภาพ หรือไฟล์ไบนารีไม่ได้

      • ข้อผิดพลาดของไวลด์การ์ด - ห้องนิรภัยจะแสดงผลการค้นหาไม่ได้หากโอเปอเรเตอร์การค้นหาด้วยไวลด์การ์ดตรงกับคำ 100 คำขึ้นไปในบัญชีผู้ใช้ ตัวอย่างเช่น ถ้า subj:อา* แสดงผลลัพธ์มากเกินไป ให้ลองค้นหา subj:อาหาร* (เพื่อค้นหา "อาหาร") และ subj:อากา* (เพื่อค้นหา "อาการ" และ "อากาศ") ระบบไม่รองรับการค้นหาด้วยไวลด์การ์ดสำหรับการค้นหาในปฏิทิน, Chat, ไดรฟ์ หรือ Voice


    ขั้นตอนที่ 4: แสดงตัวอย่างผลลัพธ์

    หากต้องการดูตัวอย่างรายการที่ตรงกัน ให้คลิกแถวในตารางผลการค้นหา แล้วตัวอย่างจะเปิดขึ้นในแถบด้านขวา

    ลักษณะการทํางานของการแสดงตัวอย่างมีดังนี้

    • ข้อความ ห้องนิรภัยจะแสดงผลการสนทนาทั้งหมดของข้อความที่ยุบรวมไว้ในชุดข้อความเดียว คลิกข้อความเพื่อขยายชุดข้อความ หากต้องการดูตัวอย่างข้อความแต่ละรายการ ให้คลิกข้อความนั้น
    • รายการในไดรฟ์ คุณสามารถดูตัวอย่างไฟล์ของ Google ได้ เช่น เอกสาร ชีต สไลด์ วาดเขียน และ Vids รวมถึงไฟล์ที่ผู้ใช้อัปโหลดได้ เช่น .docx, .pdf และ .xlsx

    คุณอาจไม่สามารถดูตัวอย่างข้อความหรือไฟล์ที่พบได้ทั้งหมด แม้ว่าการแสดงตัวอย่างอาจถูกจํากัด แต่การส่งออกจะมีข้อมูลที่ตรงกันทั้งหมดเมื่อคุณส่งออกผลการค้นหา

    ขั้นตอนที่ 5: บันทึกคำค้นหา

    หลังจากสร้างพารามิเตอร์การค้นหาเสร็จแล้ว คุณสามารถบันทึกการค้นหาเพื่อเรียกใช้การค้นหานี้อีกครั้งในภายหลังได้อย่างรวดเร็ว

    • หากต้องการบันทึกการค้นหา ให้คลิกบันทึก ซึ่งจะไม่บันทึกผลการค้นหา แต่บันทึกเฉพาะพารามิเตอร์การค้นหาเท่านั้น หากต้องการบันทึกผลลัพธ์ล่าสุด โปรดไปที่ขั้นตอนถัดไปและส่งออกผลลัพธ์นั้น
    • หากต้องการเปิดการค้นหาที่บันทึกไว้ ให้คลิกดูการค้นหาที่บันทึกไว้แล้วคลิกการค้นหา การค้นหาที่บันทึกไว้มีการเปลี่ยนแปลงอยู่ตลอดเวลา เมื่อคุณทำการค้นหาอีกครั้ง ผลลัพธ์จะมีข้อมูลที่สร้างขึ้นนับจากที่ค้นหาครั้งล่าสุด

    ขั้นตอนที่ 6: ส่งออกและวิเคราะห์

    1. หากต้องการบันทึกผลการค้นหา ให้คลิกส่งออกในแท็บค้นหา

      หากไม่มีตัวเลือกส่งออก โปรดขอให้ผู้ดูแลระบบมอบสิทธิ์ที่จําเป็นให้คุณ

    2. ไปที่แท็บการส่งออกเพื่อติดตามความคืบหน้าของการส่งออก เมื่อดำเนินการเสร็จสิ้นแล้ว ให้คลิกดาวน์โหลด คุณมีเวลาดาวน์โหลดไฟล์ส่งออก 15 วันหลังจากเริ่มส่งออกไฟล์
    3. การส่งออกจะมีไฟล์บีบอัดซึ่งมีข้อมูลที่ได้จากการค้นหา นอกจากนี้ยังมีไฟล์ข้อมูลเมตาสำหรับเชื่อมโยงข้อมูลกับบัญชีที่เชื่อมโยงด้วย ใช้ซอฟต์แวร์ของบุคคลที่สามเพื่อประมวลผลไฟล์ที่ส่งออก

    งานอื่นๆ ของห้องนิรภัย

    งานอื่นๆ ที่คุณทำได้ในห้องนิรภัยมีดังนี้

    • เก็บรักษาไฟล์และข้อความที่ต้องการตามภาระหน้าที่ในการเก็บรักษาขององค์กร
    • โปรดตรวจสอบนโยบายการเก็บรักษาและอัปเดตตามต้องการ
    • สร้างการคงไว้ชั่วคราวเพื่อเก็บรักษาข้อมูลให้กับผู้ใช้หรือหน่วยขององค์กรแต่ละรายการ โดยข้อความและไฟล์ที่คงไว้ชั่วคราวจะไม่ถูกลบ ไม่ว่าจะกำหนดการตั้งค่าการเก็บรักษาไว้อย่างไรก็ตาม
    • ตรวจสอบสิทธิ์ที่กำหนดว่าผู้ใช้รายอื่นจะทำสิ่งใดได้บ้างในห้องนิรภัย

      • Related Articles

      • การใช้งาน Google Meet อย่างครบถ้วน

        1. ภาพรวมของ Google Meet Google Meet คือแพลตฟอร์มประชุมวิดีโอออนไลน์ของ Google Workspace ที่ออกแบบมาเพื่อการสื่อสารแบบมืออาชีพ ใช้งานได้ทั้งผ่านเว็บเบราว์เซอร์และอุปกรณ์มือถือ โดยรองรับทั้งการทำงานเป็นทีม, การเรียนการสอน และกิจกรรมองค์กรต่าง ๆ ⸻ 2. ...

      • ยกเลิกการสมัครใช้บริการ Google Workspace

        ยกเลิกการสมัครใช้บริการ Google Workspace คุณสามารถยกเลิกการสมัครใช้บริการ Google Workspace ได้โดยทำตามขั้นตอนต่อไปนี้ในฐานะผู้ดูแลระบบ ขั้นตอนการยกเลิก Google Workspace ลงชื่อเข้าใช้: ลงชื่อเข้าใช้คอนโซลผู้ดูแลระบบของ Google ด้วยบัญชีผู้ดูแลระบบ ...

      • ฟีเจอร์และโมเดล ของ Google AI Ultra for Business

        Google AI Ultra for Business Google AI Ultra for Business มอบสิทธิ์ระดับสูงสุดสำหรับเข้าถึงฟีเจอร์และโมเดล AI ของเรา รวมถึงสิทธิ์เข้าถึงเครื่องมือ AI รุ่นถัดไปสำหรับงานเฉพาะทาง เช่น Google Antigravity, Gemini CLI, Flow และ Whisk ...

      • คู่มือการ Login เข้าใช้งาน Google Workspace สำหรับผู้ใช้งาน

        คู่มือการ Login เข้าใช้งาน Google Workspace สำหรับผู้ใช้งาน คู่มือนี้จัดทำขึ้นเพื่อช่วยผู้ใช้ใหม่และผู้ใช้ปัจจุบันขององค์กรให้สามารถเข้าสู่ระบบ Google Workspace ได้อย่างถูกต้อง พร้อมระบุ ปัญหา วิธีการ ขั้นตอน และข้อเสนอแนะ ในแต่ละส่วน ...

      • Google ได้ยกเลิกบริการ Jamboard อย่างเป็นทางการ

        Google ได้ยกเลิกบริการ Jamboard อย่างเป็นทางการ Google ได้ยกเลิกบริการ Jamboard อย่างเป็นทางการไปแล้ว โดยมีไทม์ไลน์การหายไปดังนี้: 1. Jamboard หายไปไหน? 1 ตุลาคม 2024: แอป Jamboard เริ่มเข้าสู่โหมด "อ่านอย่างเดียว" (View-only) ...