การใช้งาน Google Vault

การใช้งาน Google Vault

Google Vault คืออะไร

Google Vault คือเครื่องมือที่ใช้สำหรับการ เก็บรักษา (Retention), ค้นหา (eDiscovery), และ ส่งออก (Export) ข้อมูลขององค์กรจากบริการต่างๆ ใน Google Workspace อย่างปลอดภัยและเป็นไปตามข้อกำหนดทางกฎหมายและข้อบังคับต่างๆ (Compliance)

Google Vault ไม่ใช่เครื่องมือสำรองข้อมูล (Backup) ทั่วไป แต่เน้นไปที่การจัดการข้อมูลเพื่อวัตถุประสงค์ทางกฎหมาย, การตรวจสอบ, และการกำกับดูแลข้อมูลขององค์กร

ข้อมูลที่ Google Vault รองรับ

Google Vault สามารถจัดการข้อมูลจากบริการหลักๆ ของ Google Workspace ได้แก่:
  • Gmail: ข้อความอีเมลและฉบับร่าง
  • Google Drive: ไฟล์ต่างๆ (รวมถึงไฟล์ใน Shared Drives)
  • Google Chat: ข้อความแชท (เมื่อมีการเปิดประวัติการสนทนา)
  • Google Meet: ไฟล์บันทึกการประชุม, บันทึกแชท, Q&A และ Polls
  • Google Groups: ข้อความในกลุ่ม
  • Google Voice: ข้อความตัวอักษร, ข้อความเสียงพร้อมสำเนา, และบันทึกการโทร


Google Vault ใช้งานอย่างไร (คุณสมบัติหลัก)

การใช้งาน Google Vault หลักๆ จะเกี่ยวข้องกับการดำเนินการ 4 ด้านดังนี้:

1. การกำหนดกฎการเก็บรักษาข้อมูล (Data Retention Policies)

  • วัตถุประสงค์: กำหนดระยะเวลาที่องค์กรต้องการเก็บรักษาข้อมูลบางประเภทไว้
  • การทำงาน: ผู้ดูแลระบบสามารถตั้งกฎเพื่อเก็บรักษาข้อมูลสำหรับทั้งโดเมน หรือสำหรับหน่วยองค์กร (Organizational Unit) ที่กำหนด
    • ข้อมูลที่ถูกเก็บรักษาจะยังคงอยู่ใน Vault แม้ว่าผู้ใช้จะลบออกจากบัญชีและถังขยะไปแล้วก็ตาม
    • เมื่อพ้นระยะเวลาที่กำหนดไว้ตามกฎ ข้อมูลก็จะถูกลบออกจากบัญชีผู้ใช้และระบบของ Google โดยอัตโนมัติ

2. การระงับการลบข้อมูลเพื่อวัตถุประสงค์ทางกฎหมาย (Legal Holds / Litigation Holds)

  • วัตถุประสงค์: เก็บรักษาข้อมูลที่จำเป็นต้องใช้ในการดำเนินคดี, การสืบสวนภายใน, หรือการตรวจสอบทางกฎหมาย โดยไม่มีกำหนดระยะเวลา
  • การทำงาน: ผู้ดูแลระบบสามารถ "ระงับ" การลบข้อมูลสำหรับบัญชีผู้ใช้, หน่วยองค์กร หรือกลุ่มใดกลุ่มหนึ่งเป็นการเฉพาะ
    • ข้อมูลที่อยู่ภายใต้ Legal Hold จะไม่ถูกลบ แม้ว่ากฎการเก็บรักษาข้อมูลปกติจะหมดอายุแล้ว หรือผู้ใช้จะลบข้อมูลออกจากบัญชีก็ตาม

3. การค้นหาข้อมูล (eDiscovery Search)

  • วัตถุประสงค์: ค้นหาข้อมูลที่เฉพาะเจาะจงทั่วทั้งองค์กรตามความต้องการทางกฎหมายหรือการตรวจสอบ
  • การทำงาน: ผู้ใช้งานที่ได้รับอนุญาตสามารถใช้ฟังก์ชันการค้นหาที่ทรงพลังของ Google Vault เพื่อค้นหาข้อมูล
    • สามารถค้นหาจากบัญชีผู้ใช้, วันที่, ประเภทไฟล์, และคำสำคัญ (Keywords)
    • ผู้ใช้งานสามารถดูตัวอย่างผลการค้นหาก่อนการส่งออก

4. การส่งออกข้อมูล (Data Export)

  • วัตถุประสงค์: รวบรวมข้อมูลที่ค้นพบเพื่อนำไปวิเคราะห์เพิ่มเติมหรือใช้ในกระบวนการทางกฎหมาย
  • การทำงาน: ผลการค้นหาทั้งหมดสามารถส่งออกในรูปแบบมาตรฐาน (เช่น ไฟล์ .PST, .mbox สำหรับอีเมล) ที่สามารถนำไปใช้กับเครื่องมือวิเคราะห์ทางกฎหมายอื่นๆ ได้
    • การส่งออกจะรวมถึงข้อมูลเมตา (Metadata) ที่เกี่ยวข้อง เพื่อให้บันทึกมีความสมบูรณ์และน่าเชื่อถือ

การติดตามกิจกรรม (Audit Trails)

  • Google Vault จะเก็บบันทึกกิจกรรมของผู้ใช้งานใน Vault อย่างครบถ้วน เช่น ใครค้นหาอะไร, ใครส่งออกข้อมูล, และมีการเปลี่ยนแปลงกฎการเก็บรักษาเมื่อใด บันทึกนี้ไม่สามารถแก้ไขได้ ทำให้มั่นใจได้ว่ามีประวัติการตรวจสอบที่ชัดเจน

สรุปประโยชน์สำหรับองค์กร

Google Vault ช่วยให้องค์กร:
  1. ปฏิบัติตามข้อกำหนด (Compliance): สามารถตอบสนองต่อกฎหมายและข้อบังคับต่างๆ ที่กำหนดให้ต้องเก็บรักษาข้อมูลตามระยะเวลาที่กำหนด
  2. สนับสนุนกระบวนการทางกฎหมาย (Legal Readiness): ทำให้การค้นหา, เก็บรักษา, และรวบรวมข้อมูลสำหรับการดำเนินคดีหรือการสืบสวนเป็นไปอย่างรวดเร็วและมีประสิทธิภาพ (eDiscovery)
  3. ป้องกันข้อมูลสูญหายจากพนักงาน (Data Loss Prevention): ช่วยเก็บรักษาข้อมูลสำคัญ แม้ว่าพนักงานจะลาออกและบัญชีถูกระงับ/ลบไปแล้ว
Google Vault ถูกรวมอยู่แล้ว ในแผน Google Workspace ระดับ Business Plus, Enterprise ทุกระดับ, Enterprise Essentials, และ Education หรือสามารถซื้อสิทธิ์การใช้งานเพิ่มเติมได้หากใช้แผนอื่น
​
เริ่มต้นใช้งานการค้นหาและการส่งออกของห้องนิรภัย Google Vault

    ขั้นตอนที่ 1: ลงชื่อเข้าใช้ห้องนิรภัย

    ไปที่ https://vault.google.com แล้วลงชื่อเข้าใช้ด้วยบัญชี Google Workspace

    หากลงชื่อเข้าใช้ห้องนิรภัยไม่ได้ โปรดขอให้ผู้ดูแลระบบ Google Workspace เปิดห้องนิรภัยให้คุณ

    ขั้นตอนที่ 2: สร้างกรณี

    คุณจะต้องสร้างพื้นที่ทํางานที่ชื่อว่ากรณีเพื่อค้นหาและส่งออกข้อมูลผู้ใช้ ซึ่งกรณีเป็นเหมือนโฟลเดอร์ที่คุณจัดเก็บคําค้นหาและส่งออกแพ็กเกจได้ คุณสามารถแชร์กรณีกับบุคคลอื่นได้ เช่น ผู้ใช้ภายนอก

    1. คลิกกรณีสร้าง

      หากไม่มีตัวเลือกสร้าง โปรดขอให้ผู้ดูแลระบบ Google Workspace มอบสิทธิ์ที่จําเป็น

    2. ป้อนชื่อสำหรับกรณี
    3. (ไม่บังคับ) ป้อนคำอธิบายและระบุเขตข้อมูลสำหรับกรณี
    4. คลิกสร้าง

    ขั้นตอนที่ 3: ค้นหาข้อมูล

    เมื่อสร้างกรณีในขั้นตอนที่ 2 แล้ว กรณีจะเปิดขึ้นในแท็บค้นหาขึ้นมา ตอนนี้คุณก็เริ่มการค้นหาได้แล้ว ดังนี้

    หากไม่มีแท็บค้นหา โปรดขอให้ผู้ดูแลระบบ Google Workspace มอบสิทธิ์ที่จำเป็นให้

    1. เลือกบริการของ Google ที่จะค้นหา เช่น Gmail
    2. ป้อนพารามิเตอร์การค้นหา คุณสามารถเลือกบัญชีที่ต้องการค้นหาและเงื่อนไขที่จะใช้ได้ เช่น

      • ค้นหาข้อความที่ผู้ใช้ที่ระบุเป็นผู้ส่ง - ป้อนอีเมลในช่องอีเมลบัญชี หรือลองใช้โอเปอเรเตอร์การค้นหา เช่น from:user1@example.com และ to:user2@example.com

      • ค้นหาข้อความที่มีวลีที่ต้องการ - Gmail อาจมีข้อความนับล้านรายการ และมีคําที่ใช้ทั่วไปในแต่ละภาษาเป็นจํานวนมหาศาลในหลายองค์กร ลองจัดกลุ่มคำเป็นวลีโดยใช้เครื่องหมายคำพูด เช่น "โปรเจ็กต์ลับ X" หมายเหตุ: การค้นหาจะไม่คำนึงถึงตัวพิมพ์เล็กและตัวพิมพ์ใหญ่ รวมถึงเครื่องหมายวรรคตอนของวลีในเครื่องหมายคำพูด

      • ยกเว้นฉบับร่าง - Gmail จะบันทึกข้อความร่างไว้หลายเวอร์ชันตามที่ผู้ส่งเขียนไว้ หากไม่ต้องการทราบรายละเอียดในส่วนนี้ ให้เลือกช่องยกเว้นฉบับร่างเพื่อนำข้อความเหล่านี้ออกจากผลการค้นหา

      • ยกเว้นรายการที่ตรงกัน - หากต้องการยกเว้นข้อมูลจากผลการค้นหา ให้ใส่เครื่องหมายขีดกลาง (‐) นำหน้าข้อความค้นหา ตัวอย่างเช่น -subject:vacation จะยกเว้นข้อความทั้งหมดที่มีคำว่า "vacation" อยู่ในชื่อเรื่อง

        ดูข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับวิธีค้นหา Gmail, ไดรฟ์และ Meet, Chat, ปฏิทิน, Groups และ Voice โปรดดูเคล็ดลับเพิ่มเติมในการค้นหา Gmail ที่หัวข้อเคล็ดลับเพิ่มเติมในการค้นหาข้อความ (ด้านล่างในหน้านี้)

    3. (ขั้นตอนนี้ไม่บังคับและใช้ได้กับ Gmail และ Groups) หากกังวลว่าการค้นหาจะแสดงผลลัพธ์มากเกินไป ซึ่งอาจใช้เวลานานในการประมวลผล ให้คลิกนับ ซึ่งจะรายงานจํานวนผลการค้นหาได้เร็วกว่าการค้นหาเต็มรูปแบบ

      หากต้องการปรับแต่งการค้นหา ให้คลิกขยายแล้วแก้ไขพารามิเตอร์การค้นหา

    4. คลิกค้นหา หลังจากค้นหาแล้ว ห้องนิรภัยจะเปิดตารางผลการค้นหาขึ้นมา

      ข้อจํากัดด้านการค้นหามีดังนี้

      • ข้อมูลที่ลบถาวร ห้องนิรภัยสามารถค้นหาและแสดงผลเฉพาะข้อมูลที่ไม่ได้ลบถาวรออกจากระบบของ Google เท่านั้น ห้องนิรภัยไม่ได้เก็บรักษาข้อมูลทุกอย่างขององค์กรไว้โดยอัตโนมัติ หากต้องการค้นหาและส่งออกข้อมูลที่ต้องการ ให้ตั้งกฎการเก็บรักษาหรือการคงไว้ชั่วคราว

      • รายการในไดรฟ์ เมื่อค้นหาไดรฟ์ คุณสามารถค้นหาข้อความภายในไฟล์ต่างๆ เช่น Microsoft Word, Excel และ PowerPoint, PDF, HTML, TXT และ RTF ได้ แต่จะค้นหาภายในไฟล์วิดีโอ ไฟล์เสียง ไฟล์รูปภาพ หรือไฟล์ไบนารีไม่ได้

      • ข้อผิดพลาดของไวลด์การ์ด - ห้องนิรภัยจะแสดงผลการค้นหาไม่ได้หากโอเปอเรเตอร์การค้นหาด้วยไวลด์การ์ดตรงกับคำ 100 คำขึ้นไปในบัญชีผู้ใช้ ตัวอย่างเช่น ถ้า subj:อา* แสดงผลลัพธ์มากเกินไป ให้ลองค้นหา subj:อาหาร* (เพื่อค้นหา "อาหาร") และ subj:อากา* (เพื่อค้นหา "อาการ" และ "อากาศ") ระบบไม่รองรับการค้นหาด้วยไวลด์การ์ดสำหรับการค้นหาในปฏิทิน, Chat, ไดรฟ์ หรือ Voice


    ขั้นตอนที่ 4: แสดงตัวอย่างผลลัพธ์

    หากต้องการดูตัวอย่างรายการที่ตรงกัน ให้คลิกแถวในตารางผลการค้นหา แล้วตัวอย่างจะเปิดขึ้นในแถบด้านขวา

    ลักษณะการทํางานของการแสดงตัวอย่างมีดังนี้

    • ข้อความ ห้องนิรภัยจะแสดงผลการสนทนาทั้งหมดของข้อความที่ยุบรวมไว้ในชุดข้อความเดียว คลิกข้อความเพื่อขยายชุดข้อความ หากต้องการดูตัวอย่างข้อความแต่ละรายการ ให้คลิกข้อความนั้น
    • รายการในไดรฟ์ คุณสามารถดูตัวอย่างไฟล์ของ Google ได้ เช่น เอกสาร ชีต สไลด์ วาดเขียน และ Vids รวมถึงไฟล์ที่ผู้ใช้อัปโหลดได้ เช่น .docx, .pdf และ .xlsx

    คุณอาจไม่สามารถดูตัวอย่างข้อความหรือไฟล์ที่พบได้ทั้งหมด แม้ว่าการแสดงตัวอย่างอาจถูกจํากัด แต่การส่งออกจะมีข้อมูลที่ตรงกันทั้งหมดเมื่อคุณส่งออกผลการค้นหา

    ขั้นตอนที่ 5: บันทึกคำค้นหา

    หลังจากสร้างพารามิเตอร์การค้นหาเสร็จแล้ว คุณสามารถบันทึกการค้นหาเพื่อเรียกใช้การค้นหานี้อีกครั้งในภายหลังได้อย่างรวดเร็ว

    • หากต้องการบันทึกการค้นหา ให้คลิกบันทึก ซึ่งจะไม่บันทึกผลการค้นหา แต่บันทึกเฉพาะพารามิเตอร์การค้นหาเท่านั้น หากต้องการบันทึกผลลัพธ์ล่าสุด โปรดไปที่ขั้นตอนถัดไปและส่งออกผลลัพธ์นั้น
    • หากต้องการเปิดการค้นหาที่บันทึกไว้ ให้คลิกดูการค้นหาที่บันทึกไว้แล้วคลิกการค้นหา การค้นหาที่บันทึกไว้มีการเปลี่ยนแปลงอยู่ตลอดเวลา เมื่อคุณทำการค้นหาอีกครั้ง ผลลัพธ์จะมีข้อมูลที่สร้างขึ้นนับจากที่ค้นหาครั้งล่าสุด

    ขั้นตอนที่ 6: ส่งออกและวิเคราะห์

    1. หากต้องการบันทึกผลการค้นหา ให้คลิกส่งออกในแท็บค้นหา

      หากไม่มีตัวเลือกส่งออก โปรดขอให้ผู้ดูแลระบบมอบสิทธิ์ที่จําเป็นให้คุณ

    2. ไปที่แท็บการส่งออกเพื่อติดตามความคืบหน้าของการส่งออก เมื่อดำเนินการเสร็จสิ้นแล้ว ให้คลิกดาวน์โหลด คุณมีเวลาดาวน์โหลดไฟล์ส่งออก 15 วันหลังจากเริ่มส่งออกไฟล์
    3. การส่งออกจะมีไฟล์บีบอัดซึ่งมีข้อมูลที่ได้จากการค้นหา นอกจากนี้ยังมีไฟล์ข้อมูลเมตาสำหรับเชื่อมโยงข้อมูลกับบัญชีที่เชื่อมโยงด้วย ใช้ซอฟต์แวร์ของบุคคลที่สามเพื่อประมวลผลไฟล์ที่ส่งออก

    งานอื่นๆ ของห้องนิรภัย

    งานอื่นๆ ที่คุณทำได้ในห้องนิรภัยมีดังนี้

    • เก็บรักษาไฟล์และข้อความที่ต้องการตามภาระหน้าที่ในการเก็บรักษาขององค์กร
    • โปรดตรวจสอบนโยบายการเก็บรักษาและอัปเดตตามต้องการ
    • สร้างการคงไว้ชั่วคราวเพื่อเก็บรักษาข้อมูลให้กับผู้ใช้หรือหน่วยขององค์กรแต่ละรายการ โดยข้อความและไฟล์ที่คงไว้ชั่วคราวจะไม่ถูกลบ ไม่ว่าจะกำหนดการตั้งค่าการเก็บรักษาไว้อย่างไรก็ตาม
    • ตรวจสอบสิทธิ์ที่กำหนดว่าผู้ใช้รายอื่นจะทำสิ่งใดได้บ้างในห้องนิรภัย

      • Related Articles

      • การใช้งาน Google Meet อย่างครบถ้วน

        1. ภาพรวมของ Google Meet Google Meet คือแพลตฟอร์มประชุมวิดีโอออนไลน์ของ Google Workspace ที่ออกแบบมาเพื่อการสื่อสารแบบมืออาชีพ ใช้งานได้ทั้งผ่านเว็บเบราว์เซอร์และอุปกรณ์มือถือ โดยรองรับทั้งการทำงานเป็นทีม, การเรียนการสอน และกิจกรรมองค์กรต่าง ๆ ⸻ 2. ...

      • คู่มือการ Login เข้าใช้งาน Google Workspace สำหรับผู้ใช้งาน

        คู่มือการ Login เข้าใช้งาน Google Workspace สำหรับผู้ใช้งาน คู่มือนี้จัดทำขึ้นเพื่อช่วยผู้ใช้ใหม่และผู้ใช้ปัจจุบันขององค์กรให้สามารถเข้าสู่ระบบ Google Workspace ได้อย่างถูกต้อง พร้อมระบุ ปัญหา วิธีการ ขั้นตอน และข้อเสนอแนะ ในแต่ละส่วน ...

      • คู่มือการหยุดรับการแจ้งเตือนจาก ปฏิทิน ของ Google (Google Calendar)

        คู่มือการหยุดรับการแจ้งเตือนจาก ปฏิทิน ของ Google (Google Calendar) การหยุดการแจ้งเตือนสำหรับกิจกรรมเดียว หากคุณต้องการปิดการแจ้งเตือนสำหรับกิจกรรมที่คุณสร้างหรือกิจกรรมที่คุณได้รับเชิญโดยเฉพาะ: บนคอมพิวเตอร์: คลิกที่กิจกรรมใน Google ปฏิทิน ...

      • ถูกจำกัดการแชร์ Google calendar

        ทำไมถึงถูกจำกัดการแชร์? Google มีการจำกัดการใช้งานเพื่อป้องกันพฤติกรรมที่ไม่เหมาะสม เช่น การสแปม หรือการใช้งานมากเกินไปจนส่งผลกระทบต่อระบบครับ ข้อจำกัดเหล่านี้อาจแตกต่างกันไปขึ้นอยู่กับปัจจัยหลายอย่าง เช่น: ประเภทบัญชี: บัญชี Google ส่วนบุคคลทั่วไป, ...

      • ตั้งค่าลายเซ็นอีเมลสำหรับผู้ใช้ในองค์กรของคุณผ่าน Google Admin Console

        การตั้งค่าลายเซ็น (Signature) ใน Google Workspace (หรือที่คุ้นเคยในชื่อ Google Admin) มักจะหมายถึงการตั้งค่าลายเซ็นอีเมลสำหรับผู้ใช้ในองค์กรของคุณผ่าน Google Admin Console ในฐานะ Admin คุณสามารถทำได้ 2 วิธีหลักๆ ดังนี้: 1. ? การตั้งค่าลายเซ็นสำหรับ ...