ผลกระทบเมื่อมีการลบผู้ใช้ที่เป็นผู้สร้าง Shared Drive (ไดรฟ์ที่แชร์)

ผลกระทบเมื่อมีการลบผู้ใช้ที่เป็นผู้สร้าง Shared Drive (ไดรฟ์ที่แชร์)

คู่มือ: ผลกระทบเมื่อมีการลบผู้ใช้ที่เป็นผู้สร้าง Shared Drive (ไดรฟ์ที่แชร์)

1. ปัญหา (Problem)

องค์กรมีความจำเป็นต้องลบหรือปิดบัญชีผู้ใช้ที่เคยเป็นผู้สร้างหรือผู้จัดการของ Shared Drive ส่งผลให้เกิดข้อกังวลเกี่ยวกับความต่อเนื่องของข้อมูล เช่น

  • Shared Drive จะถูกลบหรือไม่

  • ไฟล์ใน Shared Drive จะยังคงอยู่หรือไม่

  • สมาชิกอื่นยังสามารถเข้าถึงและจัดการข้อมูลได้หรือไม่

  • จำเป็นต้องโอนสิทธิ์อะไรหรือไม่

2. คำถาม (Question)

เมื่อมีการลบผู้ใช้ที่เป็นผู้สร้าง Shared Drive ออกจากระบบ Shared Drive จะถูกลบด้วยหรือไม่

3. คำตอบ (Answer)

Shared Drive จะไม่ถูกลบ แม้ว่าผู้ใช้ที่เป็นผู้สร้างจะถูกลบออกจากระบบ

4. สาเหตุ (Reason / Background)

4.1 Shared Drive เป็นทรัพย์สินขององค์กร

Shared Drive ไม่มีเจ้าของในระดับบุคคล ข้อมูลทั้งหมดใน Shared Drive ถือเป็นทรัพย์สินขององค์กรตามนโยบายของ Google Workspace

4.2 บทบาทของผู้ใช้ใน Shared Drive

ผู้ใช้ที่สร้าง Shared Drive จะมีบทบาทเป็น Manager (ผู้จัดการ) แต่ไม่ใช่ “เจ้าของไฟล์” ในลักษณะเดียวกับ My Drive
ดังนั้น เมื่อมีการลบผู้ใช้

  • สิทธิ์ของผู้ใช้จะถูกถอดออก

  • Shared Drive จะยังคงอยู่ในระบบ

  • ข้อมูลภายในจะไม่ถูกลบโดยอัตโนมัติ

5. สิ่งที่เกิดขึ้นเมื่อมีการลบผู้ใช้ที่สร้าง Shared Drive

5.1 ผู้ใช้จะถูกลบออกจากสมาชิกของ Shared Drive โดยอัตโนมัติ

เมื่อบัญชีถูกลบ ผู้ใช้นั้นจะไม่ปรากฏในรายชื่อสมาชิกของ Shared Drive อีกต่อไป

5.2 Shared Drive ยังคงอยู่ในระบบ

โฟลเดอร์ ไฟล์ และโครงสร้างข้อมูลทั้งหมดจะยังคงอยู่ครบถ้วน

5.3 สมาชิกอื่นยังสามารถเข้าถึงและใช้งานตามสิทธิ์เดิม

ผู้จัดการคนอื่นหรือสมาชิกที่มีสิทธิ์อยู่เดิมยังสามารถใช้งานไฟล์ เพิ่ม แก้ไข หรือตั้งค่าการเข้าถึงได้ตามปกติ

5.4 กรณีที่ผู้จัดการเหลือเพียงหนึ่งราย

หากผู้จัดการของ Shared Drive มีเพียงผู้ใช้ที่กำลังจะถูกลบ ควรแต่งตั้งผู้จัดการคนใหม่ไว้ล่วงหน้า เพื่อให้สามารถดำเนินการจัดการสิทธิ์ในอนาคตได้

6. ขั้นตอนที่แนะนำก่อนลบบัญชีผู้ใช้

6.1 ตรวจสอบรายชื่อผู้จัดการใน Shared Drive

ดำเนินการผ่าน Google Admin Console

  1. เข้าสู่เมนู Apps > Google Workspace > Drive and Docs

  2. เลือก Manage Shared Drives

  3. ค้นหา Shared Drive ที่เกี่ยวข้อง

  4. ตรวจสอบว่ามี Manager อย่างน้อยหนึ่งรายนอกจากผู้ใช้ที่ต้องการลบ

6.2 แต่งตั้งผู้จัดการใหม่ (ถ้าจำเป็น)

เพิ่มสมาชิกที่ต้องการ และตั้งบทบาทเป็น Manager

6.3 ลบหรือปิดใช้งานบัญชีผู้ใช้

เมื่อมั่นใจว่ามีผู้จัดการรายอื่นแล้ว สามารถลบผู้ใช้ได้โดยไม่เกิดผลกระทบต่อ Shared Drive

7. สรุป (Summary)

รายการ ผลลัพธ์
Shared Drive ถูกลบเมื่อมีการลบผู้ใช้หรือไม่ ไม่ถูกลบ
ไฟล์ภายใน Shared Drive ถูกลบหรือไม่ ไม่ถูกลบ
สมาชิกคนอื่นยังเข้าถึงได้หรือไม่ ยังคงเข้าถึงได้ตามสิทธิ์เดิม
ผู้ใช้ที่ถูกลบยังอยู่ในรายชื่อสมาชิกหรือไม่ ไม่อยู่
จำเป็นต้องโอนข้อมูลหรือไม่ ไม่จำเป็น เนื่องจาก Shared Drive อยู่ภายใต้องค์กร
ควรตรวจสอบ Manager ก่อนลบผู้ใช้หรือไม่ ควรตรวจสอบ

    • Related Articles

    • การเข้าถึงสำหรับผู้ใช้ที่มีใบอนุญาตที่ไม่รองรับไดรฟ์ที่แชร์ (Shared Drive Access for Unsupported Licenses)

      คู่มือการใช้งาน การเข้าถึงสำหรับผู้ใช้ที่มีใบอนุญาตที่ไม่รองรับไดรฟ์ที่แชร์ (Shared Drive Access for Unsupported Licenses) ภาพรวม (Overview) ผู้ใช้บางรายอาจมีใบอนุญาตที่ ไม่รองรับการใช้งานไดรฟ์ที่แชร์โดยสมบูรณ์ (Shared Drive) ...

    • ลูกค้าสอบถามเรื่อง Shared Drive (GWS)

      Drive File limit ล่าสุดเพิ่มเป็น 500,000 รายการ 1. ข้อจำกัด Shared Drive (GWS) จำกัดสูงสุด 500,000 รายการ "ต่อ 1 Shared Drive" (ไม่ใช่ต่อบริษัท) เช่น มี 2 Drive 1. Marketing limit 500,000 files 2. Customer limit 500,000 files อนาคตถ้าเต็ม แก้โดยสร้าง ...

    • คู่มือ วิธีเปลี่ยนรูปภาพ โลโก้ (Logo) ของ Google Shared Drive

      คู่มือ วิธีเปลี่ยนรูปภาพ โลโก้ (Logo) ของ Google Shared Drive หากคุณต้องการเปลี่ยนรูปไอคอนของ Shared Drive คุณสามารถทำตามขั้นตอนต่อไปนี้ ข้อควรรู้: คุณต้องมีสิทธิ์เป็น "ผู้จัดการ" (Manager) ของ Shared Drive นั้นๆ ถึงจะสามารถแก้ไขรูปภาพได้ ขั้นตอนที่ ...

    • คู่มือการโอนเจ้าของไฟล์ Google Drive

      คู่มือการโอนเจ้าของไฟล์ Google Drive สำหรับองค์กรทั่วไป (Google Workspace Business) การโอนเจ้าของไฟล์ (Transfer Ownership) คือการเปลี่ยนผู้ถือสิทธิ์หลักของไฟล์หรือโฟลเดอร์ใน Google Drive จากบัญชีหนึ่งไปยังอีกบัญชีหนึ่ง ภายในโดเมนเดียวกัน เช่น ...

    • อยากทราบวิธีเรียกรายงาน Google Workspace ของ User

      1. จำนวนผู้ใช้งาน (User) มีกี่ User คุณสามารถดูจำนวนผู้ใช้งานและสถานะต่างๆ ได้ใน Google Admin Console: เข้าสู่ระบบ Google Admin Console: ไปที่ admin.google.com โดยใช้บัญชีผู้ดูแลระบบของคุณ ไปที่ Reports (รายงาน): ในหน้า Dashboard ด้านซ้ายมือ คลิกที่ ...