คู่มือ: ผลกระทบเมื่อมีการลบผู้ใช้ที่เป็นผู้สร้าง Shared Drive (ไดรฟ์ที่แชร์)

1. ปัญหา (Problem)

องค์กรมีความจำเป็นต้องลบหรือปิดบัญชีผู้ใช้ที่เคยเป็นผู้สร้างหรือผู้จัดการของ Shared Drive ส่งผลให้เกิดข้อกังวลเกี่ยวกับความต่อเนื่องของข้อมูล เช่น

• Shared Drive จะถูกลบหรือไม่

• ไฟล์ใน Shared Drive จะยังคงอยู่หรือไม่

• สมาชิกอื่นยังสามารถเข้าถึงและจัดการข้อมูลได้หรือไม่

• จำเป็นต้องโอนสิทธิ์อะไรหรือไม่

2. คำถาม (Question)

เมื่อมีการลบผู้ใช้ที่เป็นผู้สร้าง Shared Drive ออกจากระบบ Shared Drive จะถูกลบด้วยหรือไม่

3. คำตอบ (Answer)

Shared Drive จะไม่ถูกลบ แม้ว่าผู้ใช้ที่เป็นผู้สร้างจะถูกลบออกจากระบบ

4. สาเหตุ (Reason / Background)

4.1 Shared Drive เป็นทรัพย์สินขององค์กร

Shared Drive ไม่มีเจ้าของในระดับบุคคล ข้อมูลทั้งหมดใน Shared Drive ถือเป็นทรัพย์สินขององค์กรตามนโยบายของ Google Workspace

4.2 บทบาทของผู้ใช้ใน Shared Drive

ผู้ใช้ที่สร้าง Shared Drive จะมีบทบาทเป็น Manager (ผู้จัดการ) แต่ไม่ใช่ “เจ้าของไฟล์” ในลักษณะเดียวกับ My Drive
ดังนั้น เมื่อมีการลบผู้ใช้

• สิทธิ์ของผู้ใช้จะถูกถอดออก

• Shared Drive จะยังคงอยู่ในระบบ

• ข้อมูลภายในจะไม่ถูกลบโดยอัตโนมัติ

5. สิ่งที่เกิดขึ้นเมื่อมีการลบผู้ใช้ที่สร้าง Shared Drive

5.1 ผู้ใช้จะถูกลบออกจากสมาชิกของ Shared Drive โดยอัตโนมัติ

เมื่อบัญชีถูกลบ ผู้ใช้นั้นจะไม่ปรากฏในรายชื่อสมาชิกของ Shared Drive อีกต่อไป

5.2 Shared Drive ยังคงอยู่ในระบบ

โฟลเดอร์ ไฟล์ และโครงสร้างข้อมูลทั้งหมดจะยังคงอยู่ครบถ้วน

5.3 สมาชิกอื่นยังสามารถเข้าถึงและใช้งานตามสิทธิ์เดิม

ผู้จัดการคนอื่นหรือสมาชิกที่มีสิทธิ์อยู่เดิมยังสามารถใช้งานไฟล์ เพิ่ม แก้ไข หรือตั้งค่าการเข้าถึงได้ตามปกติ

5.4 กรณีที่ผู้จัดการเหลือเพียงหนึ่งราย

หากผู้จัดการของ Shared Drive มีเพียงผู้ใช้ที่กำลังจะถูกลบ ควรแต่งตั้งผู้จัดการคนใหม่ไว้ล่วงหน้า เพื่อให้สามารถดำเนินการจัดการสิทธิ์ในอนาคตได้

6. ขั้นตอนที่แนะนำก่อนลบบัญชีผู้ใช้

6.1 ตรวจสอบรายชื่อผู้จัดการใน Shared Drive

ดำเนินการผ่าน Google Admin Console

1. เข้าสู่เมนู Apps > Google Workspace > Drive and Docs

2. เลือก Manage Shared Drives

3. ค้นหา Shared Drive ที่เกี่ยวข้อง

4. ตรวจสอบว่ามี Manager อย่างน้อยหนึ่งรายนอกจากผู้ใช้ที่ต้องการลบ

6.2 แต่งตั้งผู้จัดการใหม่ (ถ้าจำเป็น)

เพิ่มสมาชิกที่ต้องการ และตั้งบทบาทเป็น Manager

6.3 ลบหรือปิดใช้งานบัญชีผู้ใช้

เมื่อมั่นใจว่ามีผู้จัดการรายอื่นแล้ว สามารถลบผู้ใช้ได้โดยไม่เกิดผลกระทบต่อ Shared Drive

7. สรุป (Summary)