การตั้งค่าการแชร์ Google Drive ภายนอกองค์กรจะดำเนินการผ่าน คอนโซลผู้ดูแลระบบของ Google Workspace (Google Admin Console) โดยมีขั้นตอนหลักดังนี้:
ลงชื่อเข้าใช้ Google Admin Console ด้วยบัญชีผู้ดูแลระบบ (Administrator Account) ที่ https://admin.google.com
ไปที่เมนู แอป (Apps) > Google Workspace > ไดรฟ์และเอกสาร (Drive and Docs)
คลิกที่ การตั้งค่าการแชร์ (Sharing settings) > ตัวเลือกการแชร์ (Sharing options)
(ไม่บังคับ) หากต้องการใช้การตั้งค่านี้กับผู้ใช้บางกลุ่มเท่านั้น ให้เลือก หน่วยขององค์กร (Organizational Unit - OU) หรือ กลุ่มการกำหนดค่า (Configuration Group) ที่ด้านข้าง
ในส่วน การแชร์ภายนอกองค์กร (Sharing outside of your organization) ให้เลือกตัวเลือกใดตัวเลือกหนึ่ง:
เปิด (On): อนุญาตให้มีการแชร์กับบุคคลภายนอกได้
คุณสามารถเลือกตัวเลือกเพิ่มเติม เช่น:
อนุญาตให้ผู้ใช้แชร์ไฟล์กับผู้ที่ไม่ใช้บัญชี Google ได้ (Visitor Sharing)
อนุญาตให้ผู้ใช้เผยแพร่ไฟล์บนเว็บ (Public on the web)
โดเมนที่อนุญาตพิเศษ (Whitelisted domains): กำหนดโดเมนภายนอกที่เชื่อถือได้ที่อนุญาตให้แชร์ได้เท่านั้น
ปิด (Off): ปิดการแชร์ไฟล์ Drive ภายนอกโดเมนของคุณโดยสมบูรณ์
คุณอาจเห็นตัวเลือกเพื่อ เตือนผู้ใช้ (Warn users) เมื่อมีการแชร์ไฟล์ภายนอกองค์กร ซึ่งช่วยป้องกันการแชร์โดยไม่ได้ตั้งใจ
ในส่วน ตัวเลือกการแชร์ (Sharing options) ให้ตรวจสอบการตั้งค่าเกี่ยวกับการรับไฟล์:
อนุญาตให้ผู้ใช้ในองค์กรของคุณรับไฟล์จากผู้ใช้ภายนอกโดเมนที่ระบุหรือไม่ (Allow users in your organization to receive files from users outside of your listed domains): หากคุณปิดตัวเลือกนี้ ผู้ใช้ในองค์กรของคุณจะไม่สามารถรับไฟล์ Drive ที่แชร์มาจากภายนอกโดเมนที่ไม่ได้รับอนุญาตได้
คลิก บันทึก (Save) เพื่อใช้การตั้งค่า (การเปลี่ยนแปลงอาจใช้เวลาถึง 24 ชั่วโมงจึงจะมีผลสมบูรณ์)
⚠️ ข้อควรจำ: การตั้งค่าเหล่านี้จะมีผลกับทั้ง Google Drive ส่วนตัว (My Drive) และ ไดรฟ์ที่แชร์ (Shared drives) (ยกเว้น Shared drives จะมีตัวเลือกการแชร์ของตัวเองที่ผู้ดูแลระบบสามารถกำหนดเพิ่มเติมได้ในส่วน จัดการไดรฟ์ที่แชร์)