การใช้งาน e-signature (ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์) ใน Google Workspace ช่วยให้คุณสามารถขอและลงนามในเอกสารสำคัญ เช่น สัญญา หรือข้อตกลง ได้โดยตรงใน Google Docs และ Google Drive (สำหรับไฟล์ PDF) โดยไม่ต้องพิมพ์ สแกน หรือส่งอีเมลไปกลับ

📌 วิธีใช้งาน e-signature ใน Google Workspace

คุณสามารถเริ่มกระบวนการขอหรือลงนามลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ได้จาก Google Docs หรือไฟล์ PDF ใน Google Drive โดยมีขั้นตอนหลักดังนี้:

1. การเปิดใช้งานแถบด้านข้าง eSignature

• จาก Google Docs:

  1. ไปที่ เครื่องมือ (Tools)

  2. เลือก ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ (eSignature)

• จาก Google Drive (สำหรับไฟล์ PDF):

  1. เปิดไฟล์ PDF ในโหมดดู (View mode)

  2. คลิกที่เมนูจุดแนวตั้ง 3 จุด (เมนูเพิ่มเติม) ที่มุมขวาบน

  3. เลือก ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ (eSignature)

2. การสร้างและส่งคำขอลายเซ็น

เมื่อแถบด้านข้าง eSignature เปิดขึ้นมา คุณสามารถ:

• จัดการผู้เซ็น (Signers): เพิ่มรายชื่อผู้ที่ต้องการให้ลงนามในเอกสาร (สามารถเพิ่มได้สูงสุด 10 ชื่อต่อเอกสาร)

• ลากและวางช่อง (Fields): ลากและวางช่องที่จำเป็นลงในเอกสาร เช่น:

  • ลายเซ็น (Signature)

  • วันที่เซ็น (Date signed)

  • ชื่อย่อ (Initials) (ถ้ามี)

  • (ในไฟล์ PDF ช่องของผู้เซ็นแต่ละคนจะแสดงเป็นสีต่างกันเพื่อให้แยกแยะได้ง่าย)

• ขอลายเซ็น: เมื่อเพิ่มช่องและกำหนดผู้เซ็นเรียบร้อยแล้ว ให้คลิก "ขอลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ (Request eSignature)" เพื่อแจ้งผู้เซ็น

3. การลงนามในเอกสาร (สำหรับผู้รับคำขอ)

• รับอีเมล: ผู้ลงนามจะได้รับอีเมลคำขอที่มีหัวข้อ เช่น "คำขอลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์สำหรับ [ชื่อเอกสาร]"

• ลงนาม: คลิกที่ปุ่ม "เซ็น (Sign)" ในอีเมล

• ดำเนินการ: ระบบจะพาไปยังเอกสารที่ต้องลงนาม ผู้ลงนามสามารถสร้างลายเซ็นของตนเอง (วาด พิมพ์ หรืออัปโหลด) และกรอกรายละเอียดในช่องที่กำหนด

• เสร็จสิ้น: เมื่อลงนามและดำเนินการครบถ้วนแล้ว ไฟล์ PDF ที่เซ็นเรียบร้อยแล้วจะถูกส่งกลับไปยังผู้ขอและผู้เซ็นทันที

💡 ประโยชน์ของการใช้ e-signature ใน Google Workspace

• ความสะดวกและรวดเร็ว: ลดขั้นตอนการพิมพ์ สแกน และส่งเอกสารไปมา

• การรวมเข้ากับระบบ: ทำงานร่วมกับ Google Docs และ Google Drive ได้อย่างราบรื่น

• การติดตามสถานะ: สามารถติดตามความคืบหน้าของลายเซ็นที่รอดำเนินการและที่เซ็นเสร็จแล้วได้